Datenschutz für Videokonferenzen

Mixed Pickles e.V. nutzt den Webkonferenzdienst BigBlueButton (BBB) und den Anbieter Videokonferenzanbieter Zoom für die Durchführung von z.B. Dienstbesprechungen, Fortbildungen. Im Rahmen des Mädchentreffs und des ambulant betreuten Wohnens
auch für gemeinsame Online-Aktivitäten, wie z.B. Basteln, Sport, Lea Leseclub
oder dem Onlinetheater. Auch der Ipad Führerschein wird über einen der beiden Anbieter angeboten.
Diese Online-Meeting Dienste sind gerade besonders wichtig, da Präsenzveranstaltungen aufgrund der Corona-Pandemie nicht möglich sind und wir weiterhin Angebote
für unsere Nutzer*innen bereithalten wollen.

BigBlueButton

Es werden folgende Daten verarbeitet:

• Vor- und Nachname (optional Titel, optional Pseudonym)
• Zeitstempel
• Video- und Audiodaten
• ggfs. Bildschirminhalte und/oder hochgeladene Präsentationsdateien
• IP-Adresse
• Geräte-/Hardware-Informationen
• Identifikationsdaten

Es werden ausschließlich, die für die Durchführung von Online-Veranstaltungen (technisch) erforderlichen personenbezogenen Daten der Teilnehmenden verarbeitet.
Die Steuerung von Kamera, Ton und Bildschirminhalt erfolgt
jeweils durch die Teilnehmenden selbst.

Die über die Kamera und das Mikrofon Ihres Endgeräts aufgenommenen
Video- und Audiodaten werden gemeinsam mit Ihrer IP-Adresse
und Geräte-/Hardware-Informationen an Server im gesicherten Maschinensaal des Rechenzentrums übermittelt. Optional kann bei Einsatz einer Präsentation
die Übertragung des Bildschirminhalts freigegeben.

Zoom

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet.
Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten
Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer:
Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse,
Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen,
Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional):
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen,
M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit.
Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen,
werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon
Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Warte-Raum“ zu betreten,
müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen und ein Passwort eingeben.

Wir verwenden BigBlueButton und „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen.
Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte
über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen
und Antworten in Online-Meetings, Umfragefunktion in Online-Meetings)
bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von mixed pickles e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ oder BigBlueButton personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung
des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil
bei der Nutzung der Videokonferenzanbieter sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f)
DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung
von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen
von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung
von „Online-Meetings“.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben,
sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen zu kommunizieren
und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

BigBlueButton

BigBlueButton von der Firma BigBlueButton Inc. im High Performance Clusterbetrieb
auf eigenen Servern. Die Server und Dienste werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung betrieben und sind datenschutzkonform gemäß DSGVO. Wir haben mit dem Anbieter von BigBlueButton einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Zoom

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird.
Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben bei Abschluss unseres Zoom-Abos mit dem Anbieter von „Zoom“
einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen
von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss
der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen
haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung
von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in Deutschland genutzt werden.
Leider ist derzeit der Standort des Rechenzentrums in den USA nicht abwählbar.
Wir hoffen, auf weitere Änderungen bei Zoom.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten.
Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür,
dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind,
für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung
der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen
der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen
der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis
für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen,
wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren
zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung
erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten
durch uns bei unserer Aufsichtsbehörde ULD Kiel, Holstenstraße 98, 24103 Kiel,
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de zu beschweren.

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung
oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.